Una multa mal impuesta es peor que no multar: el sancionado la impugna, la sanción se cae, y la administración queda debilitada frente a todo el conjunto justo en el tema donde necesitaba autoridad. Lo decimos porque lo hemos visto: consejos enteros desgastados por una multa que nació muerta por un error de procedimiento. La buena noticia es que el procedimiento correcto está en la ley y es perfectamente seguible. Aquí va, paso a paso, como se lo explicaríamos a un administrador que empieza.
Paso 0 (antes de todo): revisa tu reglamento
La ley exige que el reglamento indique las conductas objeto de sanción. Si la conducta que quieres sancionar no está tipificada en tu reglamento, detente: la multa no tiene piso. La salida no es multar “por analogía”, sino reformar primero el reglamento, y ahí aplica otra regla que debes conocer: la reforma exige mayoría calificada del 70 % de los coeficientes y no puede aprobarse en reuniones no presenciales ni en segunda convocatoria, salvo que en esta última se alcance ese 70 %. Nuestro consejo práctico: si tu régimen de sanciones está flojo, aprovecha la próxima asamblea ordinaria presencial para aprobarlo bien, con conductas claras, montos y procedimiento.
El procedimiento, en seis pasos
- Requerimiento escrito previo. Antes de cualquier sanción, la ley exige requerir por escrito al presunto infractor, con indicación del plazo para que se ajuste a las normas. Que el documento diga cuatro cosas: qué pasó y cuándo (hechos concretos, con fecha), qué norma del reglamento se incumplió (artículo exacto), qué plazo tiene para corregir, y quién firma. Y guarda constancia de la entrega: un requerimiento que no se puede probar es un requerimiento que no existió.
- Garantiza la defensa. El debido proceso, el derecho de defensa y la contradicción no son cortesías: son exigencia legal expresa. Cita al propietario a descargos o dale un término razonable para responder por escrito, y escúchalo de verdad: la ley obliga a valorar la intencionalidad, la imprudencia o negligencia y las circunstancias atenuantes. Este paso es el que más multas salva en una impugnación, y el que más se omite.
- Decide el órgano competente. Las sanciones las impone la asamblea general o el consejo de administración, este último solo cuando existe y el reglamento le atribuyó expresamente esa facultad. Verifícalo antes: una multa impuesta por un consejo sin facultad expresa es una multa impugnable desde el día uno. En el acta de la decisión deben quedar los hechos, las pruebas, la norma aplicada y la graduación de la sanción según proporcionalidad, gravedad, daño y reincidencia.
- Respeta los topes. Cada multa no puede superar dos (2) veces el valor de las expensas necesarias mensuales a cargo del infractor, y las multas sucesivas por el mismo incumplimiento, sumadas, no pueden exceder diez (10) veces esa expensa mensual. La ley también permite otras dos sanciones: la publicación de la lista de infractores con el hecho que la origina, y la restricción de uso de bienes comunes no esenciales, como el salón comunal o las zonas deportivas. Lo que jamás se puede restringir: los bienes comunes esenciales (el ascensor, los accesos) ni los asignados a uso exclusivo.
- Notifica y deja correr el mes. El administrador notifica la sanción por los medios que señale el reglamento. A partir de la comunicación, el sancionado tiene un (1) mes para impugnarla. Nuestro consejo: documenta la notificación con la misma disciplina que el requerimiento inicial y no ejecutes la sanción como si ese mes no existiera.
- Ejecuta y, si es multa, cobra. En firme la sanción, el responsable de hacerla efectiva es el administrador. Y aquí la ley le dio una herramienta fuerte: para el cobro ejecutivo de multas y expensas, el título es el certificado expedido por el propio administrador, sin requisitos adicionales.
El caso estrella: la multa por no asistir a la asamblea
Es la consulta de cada temporada. Se puede, si se cumplen las tres condiciones que ya conoces: conducta tipificada en el reglamento, topes respetados y procedimiento completo. Pero hay un cuarto elemento que decide estos casos en la práctica y casi nadie menciona: la prueba de la inasistencia. Para multar a quien no fue, tienes que poder demostrar quién sí fue, en calidad de qué (propietario o apoderado), con qué coeficiente y durante qué parte de la sesión. Un listado de firmas a mano, incompleto y sin hora, se desarma en cualquier impugnación. Un registro digital con identidad, hora de ingreso y salida, y reporte firmado, sostiene la decisión. La evidencia de asistencia es el cimiento de toda multa por inasistencia: sin ella, ni empieces.
Una nota de contexto: en el Congreso avanzan iniciativas de reforma a la Ley 675 que buscan someter estas multas a criterios de proporcionalidad y límites más claros. Mientras no sean ley, el procedimiento aplicable es el que acabas de leer.
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Nuestros reportes de asistencia y quórum le dan a tu administración exactamente la evidencia que este procedimiento exige: quién asistió, con qué coeficiente y a qué horas. Cotiza tu asamblea o escríbenos por WhatsApp.
Base legal: Ley 675 de 2001, artículos 45, 46, 48, 59, 60, 61 y 62.
Este artículo comparte nuestra experiencia operando asambleas y tiene fines informativos: no constituye asesoría legal. Para casos concretos, consulta al abogado de tu copropiedad.